FÜR BESTELLUNGSVERARBEITUNG

MIT

OPTISCHER ZEICHENERKENNUNG

Unser Purchase Order Reader mit maschinellen Lernfähigkeiten zielt darauf ab, die Logistik von einer Bestellung bis

VEREINFACHEN BESCHLEUNIGEN OPTIMIEREN 

während Ihr Unternehmen wächst

Purchase order

Für B2B-Branchen ist und bleibt eine Bestellung („Purchase Order“) das Schlüsselelement in jedem Geschäftsabschluss. Trotz zahlreicher Tools, die die Verwaltung von Bestellungen vereinfachen sollen, erhält man die meisten Bestellungen immer noch recht unstrukturiert per Mail.

Automatisierung der Bestellungsabwicklung

Wie kann die Effizienz im Tagesgeschäft und die Genauigkeit der Datenintegration verbessert werden? Wie lassen sich menschliche Fehler in einem so geschäftskritischen Prozess wie Bestellungsmanagement vermeiden? Einfach indem man die manuelle Verarbeitung reduziert und sie durch schnelle, automatisierte Transaktionen ersetzt.

VORTEILE

DES PURCHASE ORDER READERS

Der Kunde ist König, auch wenn die Bestellung in einem Format ankommt, das mit Ihrem System überhaupt nicht kompatibel ist.

Früher mussten Sie die Daten mühsam extrahieren, sie im richtigen Format in das ERP-System eingeben, dem Kunden oder der Kundin eine zügige Antwort geben und hoffen, dass es keine Fehler gab. Nun sind diese Zeiten vorbei!

Data entry accuracy

Datengenauigkeit

100% präzise Verarbeitung! Wir garantieren die besten Ergebnisse bei der Datenübertragung aus beliebigen Purchase-Order-Formaten in Ihr System durch den Einsatz von KI-Algorithmen.

Lead Time

Lead time

Schneller geht nicht! Purchase Order Reader exportiert die Daten automatisch in Ihr ERP, sobald die Bestellung per Mail eingegangen ist. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Ergebnisse bei Bedarf manuell zu bestätigen.

Streamline process

Vereinfachung des Prozesses

Quality time! Die Verwendung eines automatisierten PO-Readers spart bis zu 70% der Zeit, die für die Dateneingabe aufgewendet wird. Ihr Team kann sich auf praktische Aufgaben und strategische Entscheidungen konzentrieren.

Automation of PO documents

Vollständige
Automatisierung

Komplexe Datenverarbeitung kann einfach sein! Über 80% der Bestellungen werden direkt in das ERP-System exportiert. PO-Reader ist eine flexible Lösung, die sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst.

Datenextraktion

Wir bieten ein KI-Produkt, das viel mehr ist als eine OCR-Software

PO-Reader von Aquiles ist eine revolutionäre kognitive Technologie der Datenerfassung. Basierend auf künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen ist unser Produkt vergleichbar mit einem Menschen. Er erkennt die Muster in Dokumenten, analysiert die Struktur und das Layout für aktuelle und künftige Referenzen und gibt die extrahierten Daten in Ihr ERP im benötigten Format ein.

Tools zur Datenextraktion

Ganz gleich, in welchem Format Sie eine dringende Bestellung erhalten: Mit PO-Reader werden alle Daten sicher, schnell und einfach in Ihr ERP-System exportiert. Die Basiskonfiguration ist die PDF-Verarbeitung, andere Formate sind auf Anfrage möglich. Ob eine Textdatei oder ein Bild, eine Office-Datei, HTML-Format oder einfach eine E-Mail: Innerhalb weniger Sekunden sind Sie bereit, den Auftrag zu bestätigen.

PO-Formate

Bestellungen, die mit dem PO-Reader verarbeitet werden, können in zahlreiche ERP-Systeme integriert werden, z.B. SAP, Microsoft Dynamics oder IBM AS/400. Wussten Sie, dass diese zu den TOP-5 ERPs gehören? Wenn Sie ein anderes System verwenden, wird unser nächster Rollout bestimmt für Sie sein, denn wir stellen jeden Tag neue Lösungen vor! Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens und nutzen Sie die Vorteile der künstlichen Intelligenz in Ihrem Order-to-Cash-Prozess.

ERP-Systeme

Purchase Order Reader:
Wie funktioniert es?

PO Reader as SaaS

SaaS

PO-Reader ist eine „Software as a Service”. Der Anschluss, der Betrieb und die Aktualisierung des Systems sind einfach und jederzeit verfügbar. Installation von komplexer Software, Wartung oder Probleme, die beim Wechsel zwischen ERP-Systemen auftreten können, sind nun Vergangenheit. Da es sich beim PO-Reader um ein SaaS-Produkt handelt, können Sie bei Bedarf immer reibungslos zu einem neuen ERP-System wechseln.

Eine hundertprozentig sichere Verbindung zum Mailpostfach und zum ERP sowie eine sichere Datenübertragung sind für uns selbstverständlich.

1. Bestellungseingang

Da die meisten Geschäftsunterlagen per Mail ausgetauscht werden, brauchen wir nur den Zugang zu Ihrem Mailpostfach. Purchase Order Reader ist mit allen E-Mail-Konten kompatibel: Google, Outlook, Microsoft Exchange und anderen. Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden alle operativen Schritte völlig automatisch gestartet.

Sobald Sie eine E-Mail von einem Kunden erhalten, scannt der PO-Reader den Inhalt und analysiert, ob darin Daten enthalten sind, die den Merkmalen einer Bestellung entsprechen. Wenn ja, wird die Datenverarbeitung ausgelöst.

PO Reader receiving emails
PO Reader processing information

2. Verarbeitung

Die Verarbeitung ist der Punkt, an dem die künstliche Intelligenz als Fundament des PO-Readers am meisten glänzt! Je nach Paketumfang kann sie fast alle Formate erkennen und interpretieren. Die Zuverlässigkeit dieser Interpretation liegt bei fast 100%. Dank der Algorithmen des maschinellen Lernens kann die KI inkorrekte Produktangaben erkennen und weitere Verarbeitungsschritte vorschlagen.

Welche Daten extrahiert der Purchase Order Reader? Alles! Informationen über den Kunden (Name und Anschrift), die Bestellung selbst (Codes und Referenzen, Produktangaben, technische Daten, Preis, Menge) und die Zahlungsbedingungen (Rabatte, Fälligkeitsdatum und Zahlungsart).

3. Datenintegration

Nachdem die Daten gefiltert und vorverarbeitet sind, werden sie in die entsprechenden Felder im ERP eingegeben. Der größte Vorteil des PO-Readers ist, dass er prüft, ob die Daten mit den Anforderungen des ERP übereinstimmen. Das ist ein sehr wichtiger, aber auch ein kniffliger, zeitaufwändiger Prozess, bei dem die meisten manuellen Eingabefehler vorkommen. Die Digitalisierung der Datenextraktion erspart Ihnen dies. Wenn die überprüften Daten korrekt sind und mit den ERP-Anforderungen übereinstimmen, werden sie automatisch exportiert.

Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, z. B. bei fehlerhaften Rabattbedingungen, weist das System auf die Probleme hin und bietet die Möglichkeit, die Daten manuell zu ändern. Danach ist die Datenintegration abgeschlossen.

PO Reader integrating data to ERP

Und all dies geschieht in wenigen Sekunden!

Erstaunlich, oder?!

ERFOLGSGESCHICHTEN

ES GEHT IMMER UM ERGEBNISSE, NICHT UM DAS VERSPRECHEN! 

In den letzten 5 Jahren wurde das Purchase-Order-Management als Teil des Order-to-Cash-Prozesses von Aquiles Solutions entwickelt, implementiert und perfektioniert. Nach Dutzenden von erfolgreichen Projekten sind wir in der Automatisierung der Datenverarbeitung zu Profis geworden. Wir sind stolz darauf und freuen uns, die Erfolgsgeschichten unserer Kunden mit Ihnen teilen zu dürfen, um Sie durch Digitalisierung von Geschäftsprozessen für größere Ziele zu motivieren.

Puchase Order Reader: Automated Data Extraction