Gestión centralizada de gastos de proyectos

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Las finanzas de una empresa siempre son un tema delicado de tratar, ya de ellas depende todo el funcionamiento de un negocio, por eso deben ser llevadas de manera cuidadosa y eficaz, para evitar despilfarros innecesarios.

El control de los gastos también puede hacerse mediante herramientas digitales para empresas, ya que estas pueden ayudar a mejorar los procesos diarios de las mismas, ahorrando dinero en el proceso.

En Aquiles Solutions nos encargamos de construir aplicaciones que sean efectivas para solucionar los problemas de las empresas, incluyendo una planificación óptima de sus finanzas.

Planteamiento del problema

El exitoso caso que ahora presentamos, es el de una empresa que requirió nuestros servicios para que desarrolláramos una herramienta que pudiese controlar sus finanzas de mejor manera, para que las mismas estuviesen ordenadas y fuesen accesibles para los usuarios.

La empresa organizaba todo su trabajo en proyectos, cada proyecto era liderado por un director de proyecto, quien era el responsable de manejar dicho trabajo y de controlar la evolución económica del mismo.

Sin embargo, los pronósticos de los costos y las facturas no eran documentados, haciendo que la predicción de posibles desviaciones o necesidades futuras fuese difícil.

 

Solución de Aquiles Solutions

La propuesta de Aquiles Solutions fue desarrollar dos hojas EXCEL diferentes, una para el director del proyecto y otra que recogiese la información de todos los proyectos; hoja de proyecto y hoja de resumen. Estas hojas se conectarían por medio de un “almacén central”, que manejaría la comunicación entre ellas.

Las hojas se desarrollaron de la siguiente manera:

 

Hoja de proyecto

En esta hoja, se recopiló la información de los proyectos, para que los directores de proyectos pudiesen verla y usarla. La información se resumió en tres columnas:

  • Mes actual (para el último mes cerrado).
  • Fecha original.
  • Futuras predicciones.

La información del mes actual y de la fecha original, fue rellenada automáticamente con la información obtenida de la hoja resumen. La actualización se hizo presionando un botón de la hoja EXCEL, que inicio el proceso de sincronización.

Hoja resumen

En esta hoja se recopiló la información de todos los proyectos y fue añadida la funcionalidad de sincronizar la información con el almacén central.

La sincronización fue hecha de la siguiente forma:

  • Enviando la información actualizada de los proyectos al almacén central.
  • Recibiendo la predicción hecha por los directores de los proyectos.

Esta hoja incluyó las siguientes pestañas:

  • Datos QV, donde se encontraba la información de los proyectos de forma codificada.
  • Pestaña PM, donde los directores de proyectos introducían su información, que se actualizaba con cada sincronización.

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