PROCESAMIENTO AUTOMÁTICO
DE PEDIDOS

MEDIANTE

RECONOCIMIENTO DE TEXTO (OCR)

Basado en Machine Learning, nuestro Lector de Pedidos

SIMPLIFICA ACELERA OPTIMIZA 

el proceso de gestión de los pedidos a medida que la empresa crece

Pedidos (órdenes de compras)

Para las industrias que trabajan bajo el modelo B2B las órdenes de compra o pedidos son y seguirán siendo un elemento clave para realizar transacciones con sus clientes. A pesar de las numerosas herramientas (como por ejemplo el EDI) diseñadas para facilitar la gestión de los pedidos, la mayoría de ellos se siguen recibiendo por correo electrónico de forma poco estructurada.

Optimización de recepción de pedidos

¿Cómo mejorar la eficiencia del proceso y la fiabilidad en la integración de datos? ¿Cómo eliminar los errores que pueden surgir al introducir datos manualmente en un flujo tan crítico para el negocio como es la recepción y gestión de pedidos? Simplemente reduciendo el procesamiento manual y sustituyéndolo por una transacción automatizada impulsada por una herramienta digital.

BENEFICIOS

QUÉ APORTA EL LECTOR DE PEDIDOS

El cliente siempre tiene razón, incluso cuando envía el pedido en un formato que no es compatible con tu sistema ERP.

 

Los tiempos en los que se luchaba para extraer información, introducirla en el formato correcto en el ERP, responder al cliente en un plazo de tiempo limitado y esperar que no hubiera errores, ¡se han acabado para siempre!

Data entry accuracy

Fiabilidad

¡Procesamiento 100% preciso! Garantizamos los mejores resultados en la introducción de datos de casi cualquier formato de pedido a tu software de gestión empresarial mediante el uso de algoritmos de Inteligencia Artificial.

Lead Time

Lead time

¡Reduce tu tiempo de entrega al cliente! El Lector de Pedidos exporta automáticamente los datos a tu ERP una vez recibido el pedido por correo electrónico, reduciendo el tiempo desde su recepción hasta la transmisión al departamento de operaciones o producción. Además, ofrece la opción de validar los resultados manualmente, si es necesario.

Streamline process

Velocidad

¡Gestión al instante! El uso de la herramienta de gestión automatizada de pedidos reduce hasta un 70% el tiempo dedicado a la introducción de los datos. Tu equipo se podrá centrar en tareas de valor añadido para tu cliente.

Automation of PO documents

Descarga
de trabajo

El procesamiento de pedidos largos y complejos se simplifica. Más del 80% de los pedidos se procesan y exportan directamente al ERP. El Lector de Pedidos es una solución flexible que se ajusta a las necesidades de tu negocio.

Extracción de datos

Ofrecemos un producto de Inteligencia Artificial que es mucho más que un simple OCR.

El Lector de Pedidos de Aquiles emplea la más avanzada tecnología cognitiva de captura de datos. Basado en Inteligencia Artificial y Machine Learning, el Lector de Pedidos funciona de forma similar a la mente humana. Reconoce los patrones de los documentos comerciales, desglosa su estructura e identifica los diferentes productos. Finalmente da nueva forma a los datos extraídos en el formato necesario para que tu ERP los pueda procesar.

Herramientas de extracción de datos

Independientemente del formato que elija tu cliente para enviarte una orden de compra urgente, con el Lector de Pedidos conseguirás exportar todos los datos a tu sistema de forma segura, rápida y sencilla. La configuración básica incluye el procesamiento de PDFs; el resto de formatos están disponibles bajo petición. No importa si se trata de un archivo de texto o de imagen, de programas de Microsoft Office, de formato html o simplemente de un mensaje en el cuerpo del correo electrónico. El sistema está preparado para tratar el pedido en pocos segundos.

Diferentes formatos de pedido

Llevamos a cabo con éxito integraciones con numerosos sistemas ERP, como SAP, Microsoft Dynamics o IBM AS/400. ¿Sabía que están en el TOP 5 de los softwares ERP? Incluso si utilizas un sistema empresarial diferente, ¡sigue leyendo! Cada día desplegamos nuevas soluciones y la próxima será la tuya. Aumenta la eficiencia de tu negocio y aprovecha los beneficios de la Inteligencia Artificial aplicada al proceso Order to Cash sin importar cual sea tu sistema ERP.

Sistema ERP

Lector de Pedidos:
¿Cómo funciona?​

PO Reader as SaaS

SaaS

El Lector de Pedidos es un Software as a Service. La conexión, el funcionamiento y la actualización del sistema son sencillos y están disponibles en cualquier momento del día o de la noche. Olvídate de complejas instalaciones de software, revisiones de mantenimiento o complicaciones si quieres pasar de un ERP a otro. Al tratarse de un producto SaaS, el Lector de Pedidos te permite realizar sin problemas una transferencia a un nuevo sistema ERP siempre que lo necesites.

La conexión y la transferencia de datos entre el correo electrónico y el ERP son 100% seguras.

1. Recepción

Teniendo el buzón de correo electrónico como canal principal de intercambio de documentación empresarial con tus clientes, lo único que necesitas es proporcionar acceso a tu cuenta de correo electrónico. El Lector de Pedidos es compatible con todo tipo de cuentas de correo electrónico: Google, Outlook, Microsoft Exchange u otras. Una vez conectado y configurado, la operativa del sistema se activará de forma completamente automática. En cuanto reciba un correo electrónico de un cliente, el Lector de Pedidos escaneará el contenido y analizará si contiene información correspondiente a un pedido. En caso afirmativo, se iniciará el procesamiento de los datos.

PO Reader Receiving
PO Reader Processing

2. Procesamiento

En esta fase es donde más brilla la magia de la Inteligencia Artificial que controla el Lector de Pedidos. En primer lugar, puede entender e interpretar casi todos los tipos de formato, dependiendo del paquete que se contrate. La fiabilidad de esta interpretación es muy elevada gracias a los algoritmos de aprendizaje automático que son capaces de identificar las descripciones inexactas de los productos e identificar aquellos productos a los que se refieren.

Pero, ¿qué datos extrae realmente el Lector de Pedidos? ¡Prácticamente todo! Información sobre el cliente (nombre y dirección), el propio pedido (códigos y referencias, descripción del producto, especificaciones técnicas, precio, cantidad) y las condiciones de pago (descuentos, fecha de vencimiento y forma de pago).

3. Integración

Tras filtrar y preprocesar la información, el Lector de Pedidos establece el mapeo entre los datos leídos/procesados con los campos del ERP. La mayor ventaja de este producto es que verifica los datos obtenidos y examina si se ajustan a los requisitos especificados en el ERP. Este es un proceso muy importante, delicado, que requiere mucho tiempo, y en el que se suelen producir la mayoría de los errores cuando se realiza de manera manual. La digitalización de este proceso te ahorrará estos problemas. Si la información extraída es correcta y se ajusta a la configuración del ERP, los datos se exportan automáticamente. En caso de que haya algún desajuste, por ejemplo, condiciones de descuento incorrectas, el sistema indica los problemas y da la posibilidad de modificar la información manualmente. Una vez que todo está validado, la integración de los datos se realiza automáticamente.

PO Reader Integrating

¡Y todo esto se hace en cuestión de pocos minutos!

 Increible, ¿verdad?

CASOS
DE
ÉXITO

¡SIEMPRE SE TRATA DE RESULTADOS, NO DE PROMESAS! 

Durante 5 años AQUILES Solutions ha desarrollado, implementado y perfeccionado la optimización de la gestión de los pedidos de compra como parte del proceso Order to Cash. Decenas de proyectos exitosos nos han convertido en profesionales de la automatización de las transacciones documentales empresariales. Estamos orgullosos de ello y nos complace compartir contigo los casos de éxito de nuestros clientes. Verás como implementar la digitalización en tu negocio te ayudará a crecer, reducir errores y dar mejor servicio.

Lector automático de pedidos: Integración de datos