Hoy en día lo más habitual es que una empresa reciba los pedidos a través de su página web o mediante EDI (Electronic Data Interchange).  Sin embargo, en muchas empresas B2B todavía se recibe una parte importante de los pedidos a través del correo electrónico.

En estos casos, los pedidos se tienen que procesar e introducir en el sistema de gestión de forma manual, lo que supone un coste importante cuando el número de pedidos es elevado.

Una de las soluciones más consolidadas de Aquiles Solutions es el Lector de Pedidos, una herramienta capaz de interpretar el contenido de los correos electrónicos y generar los pedidos automáticamente en los sistemas ERP de nuestros clientes.

Este producto nació para ayudar a nuestros clientes a reducir el tiempo dedicado a procesar los pedidos. Sin embargo, no solo han conseguido este objetivo, sino también los de mejorar el lead-time y reducir los errores en la introducción manual de los datos.

Con el tiempo, la herramienta ha ido evolucionando y adaptándose a las diferentes particularidades de cada negocio, convirtiéndose así en una solución flexible y capaz de dar respuesta a las necesidades tecnológicas más actuales.

Ya sea en forma de “add-in” de Outlook, aplicación de escritorio o web, nuestro intérprete automático lee en los correos aquella información necesaria para generar el pedido (código o descripción del producto, cantidad, fecha de entrega, etc.) y muestra al usuario el resultado de su interpretación.

Con su intuitiva interfaz, el usuario puede realizar fácilmente las comprobaciones necesarias, así como añadir, eliminar o modificar las líneas de pedido que han sido interpretadas cuando lo considere conveniente. También puede valorar si los precios y descuentos indicados por el cliente son correctos y, si no lo son, notificarlo.

Si no es necesario realizar ningún cambio, el usuario tan solo tiene que validar el pedido interpretado y las distintas líneas de pedido se graban automáticamente en su sistema ERP (como por ejemplo SAP, AS400 o Microsoft Dynamics).

El lector es capaz de hacer la interpretación sin que el correo electrónico tenga una estructura específica. Los datos pueden presentarse en cualquier formato, bien sea en el mismo cuerpo del e-mail, en ficheros adjuntos al correo (tipo PDF, Word, Excel, TXT o html) o incluso en imágenes, a partir de un proceso OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

Cuando en el pedido se indica el código de los productos, la fiabilidad de la interpretación es prácticamente del 100%. Sin embargo, en algunos casos el cliente utiliza una descripción inexacta del producto, lo que dificulta su lectura automática. Para resolver este problema, nuestro equipo ha desarrollado un algoritmo capaz de identificar el producto que más se parece a la descripción del cliente, y que va aprendiendo a partir del feedback proporcionado por el usuario, haciendo cada vez más exacta su interpretación.

El lector de pedidos es una herramienta flexible y completa, que puede adaptarse fácilmente a las necesidades de tu empresa y hacer que tu negocio avance hacia la digitalización. Si quieres hacer más eficiente la introducción de pedidos, el lector te permitirá reducir significativamente el tiempo y los costes de este proceso, liberando a tus trabajadores para dedicarse a otras tareas de mayor valor añadido.

Si deseas profundizar más en el producto o en cómo se puede ajustar a tu negocio, nuestro equipo estará encantado de ayudarte.