El mercado competitivo de hoy requiere que las empresas se adapten a requerimientos cada vez más exigentes. Por lo que estas deben transformarse para responder a los mismos. En consecuencia, se hace necesario recurrir a soluciones tecnológicas efectivas.

Al respecto, Aquiles Solutions brinda el apoyo necesario para desarrollar una transformación de sus procesos. La cual, se fundamenta en las problemáticas específicas de cada una. Creemos en fomentar el crecimiento y la productividad de nuestros clientes.

 

Aquiles Solutions aplicaciones a la medida

 

Aquiles Solutions analiza y estudia las problemáticas que se presentan en las empresas. Para así, generar las soluciones digitales más efectivas, a la medida de cada cliente.

Un buen ejemplo de ello, fue el diseño de una herramienta digital para una empresa de iluminación. La cual no contaba con un software que permitiera realizar adecuadamente el proceso de recepción de pedidos.

Luego de una evaluación encontramos una serie de problemáticas. Por ejemplo, gran volumen de pedidos, imposibilidad de leerlos directamente desde el email, existencia de varios conceptos, entre otros.

El software personalizado para esta empresa se creó con el objetivo de gestionar los pedidos de forma más eficiente. Permitiendo una lectura y procesamiento de aquellos que llegaban vía email, entre otras funciones.

 

Características de la herramienta

 

Aquiles Solutions generó un sistema que consistía en 4 herramientas digitales que trabajaban de manera conjunta:

Agente

Este monitoreaba las cuentas genéricas de recepción de pedidos. Procesando los datos por medio de plantillas pre-configuradas. Las mismas, leían el documento y analizaban sus características.

Add-in de Outlook

Permitió registrar los pedidos, para designarlos como pendiente o asignarlos a algún usuario. También, enviarlos para ser procesados directamente con la aplicación de escritorio.

Aplicación Web

Desde sus dos pantallas, histórico y correos pendientes de procesar, se podía gestionar el estado de los pedidos. Algunas de las funciones disponibles fueron:

  • Ordenar y filtrar los correos.
  • Enviar correos a la aplicación de escritorio.
  • Validar y asignar correos pendientes.
  • Otras funciones importantes.

Aplicación de escritorio

Permitió recibir instrucciones desde el Addin de Outlook y la aplicación web, para realizar el procesamiento de los correos. Para ello, se llevaron a cabo estos pasos:

  • Seleccionar al cliente, archivo adjunto y pedido.
  • Verificar las líneas del pedido y corregirlas de ser el caso.
  • Añadir la información necesaria.
  • Usar el sistema para validar los descuentos y precios.
  • Enviar a ERP si coincidía con el sistema.
  • El usuario podía validar o no el pedido cuando no coincidía con los datos del sistema.

 

Otra función de esta herramienta fue la de editar las líneas del pedido. Por ejemplo, añadiendo o eliminando líneas, verificando y corrigiendo la lectura, entre otras.

 

Esta aplicación le brindó la facilidad al usuario de generar una cabecera, con datos como:

  • Código y referencia del cliente.
  • Fecha y hora del correo,
  • Divisas, Euros u otras.
  • Tipo de pedido.
  • Otros datos necesarios.

 

Una de las características importantes de esta herramienta digital para empresas es que se pueden leer pedidos en diferentes formatos. Así mismo, brinda la posibilidad de introducir los pedidos desde archivos.

 

Resultados obtenidos con el sistema

 

Luego de la puesta en marcha de este sistema, se obtuvieron los siguientes resultados:

  • Recepción y procesamiento más eficiente de los pedidos.
  • Se pudo realizar una lectura efectiva de los pedidos en diferentes formatos como PDF, Excel, TXT, Word y HTML. Así mismo, se obtuvo una lectura de imágenes con un 95% de efectividad.
  • Una organización adecuada de los correos por hora y fecha. Se realizó una mejor asignación, validación y revisión de los pedidos por parte de los usuarios.
  • Una gestión eficiente de los correos.
  • También, se pudieron editar las líneas de los pedidos y generar una cabecera con los datos necesarios.
  • Introducir pedidos desde archivos sin emplear el correo.
  • Registrar hora, fecha y todas las acciones que los usuarios realizaban con los pedidos.

 

Conclusión

 

De esta forma, el cliente pudo optimizar su proceso de recepción y realizar un procesamiento adecuado de sus pedidos.

Esto comprueba como nuestra empresa brinda un servicio de programación de software que mejora la gestión comercial. Evidenciando que una herramienta digital ayuda a incrementar la productividad.

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