El mercado competitivo de hoy requiere que las empresas se adapten a cambios cada vez más exigentes, acelerando la transformación para responder a los mismos. Los elevados estándares del mercado global están modificando las expectativas de los clientes, incluidos los de la industria de producción, la industria pesada y la agricultora, entre otras. La creciente demanda para acelerar y mejorar los servicios empuja a las empresas a transformar su manera de gestionar los procesos empresariales mediante soluciones tecnológicas eficaces. Por ejemplo, cada vez hay más empresas que sienten la necesidad de introducir herramientas de extracción e integración de datos automatizadas en su proceso “Order to Cash”.
La optimización y la digitalización eficiente de los procesos no se producen por sí solas. Para no tropezar en el camino de la transformación empresarial una empresa necesita el apoyo de los especialistas para que se pueda identificar la mejor solución en cada situación y los objetivos particulares de la empresa.
Para fomentar el crecimiento y convertir la experiencia del cliente en un gran éxito, Aquiles Solutions brinda el apoyo necesario para desarrollar una transformación adecuada de los procesos, la cual se fundamenta en las problemáticas específicas de cada empresa. Creemos en fomentar el crecimiento y la productividad de nuestros clientes.
Procesamiento automático de pedidos desarrollado a medida
Aquiles Solutions analiza y estudia las problemáticas que se presentan en las empresas para así generar las soluciones digitales más efectivas a medida de cada cliente.
Un buen ejemplo de ello fue el diseño de una herramienta digital para una empresa que recibía cientos de pedidos de forma diaria y desestructurada. Ésta no contaba con un software que permitiera realizar adecuadamente el proceso de recepción de pedidos.
Después de una evaluación a gran escala se encontraron una serie de problemáticas que provocaban la caída de los acuerdos cerrados, influyan a la calidad del servicio y la eficiencia general de la empresa. Los problemas eran, por un lado, la entrada de un gran volumen de pedidos en diferentes formatos; por otro, la imposibilidad de leerlos directamente desde el email y los errores a causa del procesamiento manual; por último, la difícil trazabilidad a causa de la ausencia de una herramienta que permitiera gestionar varios conceptos de pedido de forma rápida y precisa, entre otros.
El software personalizado para esta empresa se creó con el objetivo de abordar los tres temas en una única solución que permitiera abordar las tareas diarias de recepción, procesamiento e integración de los pedidos de compra en el sistema ERP de forma automática. Entre otras funciones, el Lector de Pedidos, se encargaba de validar los correos electrónicos recibidos y asegurar la extracción de datos para su posterior procesamiento.
Características de la herramienta Lector de Pedidos
Aquiles Solutions generó un sistema que consistía en 4 herramientas digitales que trabajaban de manera conjunta. La siguiente imagen muestra un esquema básico del sistema y la interacción de sus diversos componentes:
Agente
La herramienta Agente supervisa las cuentas genéricas de recepción de pedidos. Procesa los datos utilizando varios algoritmos heurísticos y/o Inteligencia Artificial para extraer la información de cada pedido.
En términos sencillos, monitoriza la cuenta genérica del correo electrónico leyendo el contenido y verificando los archivos adjuntos, si procede y todo es correcto, carga automáticamente el pedido en el ERP; si no lo deja en la cola como pendiente de revisión manual.
Addin de Outlook
Esta herramienta permite registrar los pedidos que entran desde otras cuentas de correo electrónico que no son las genéricas. Los designa como pendientes de revisión o los asigna al agente. Finalmente, envía los documentos verificados y aprobados para que sean procesados directamente con la aplicación de escritorio.
El Addin de Outlook es uno de los tipos de servicios de correo web que pueden integrarse en la herramienta Lector de Pedidos.
Aplicación Web
Desde sus dos pantallas, histórico y correos pendientes de procesar, se podía gestionar el estado de los pedidos. Algunas de las funciones disponibles fueron:
- Ordenar y filtrar los correos.
- Enviar correos a la aplicación de escritorio.
- Validar y asignar correos pendientes.
- Otras funciones importantes.
Aplicación de escritorio
Permitió recibir instrucciones desde el Addin de Outlook y la aplicación web, para realizar el procesamiento de los correos e interpretarlos. Para ello, se llevaron a cabo estos pasos:
- Seleccionar al cliente, archivo adjunto y pedido.
- Verificar las líneas del pedido y corregirlas de ser el caso.
- Añadir la información necesaria.
- Usar el sistema para validar los descuentos y precios.
- Enviar a ERP si coincidía con el sistema.
- El usuario podía validar o no el pedido cuando no coincidía con los datos del sistema.
Otra función de esta herramienta fue la de editar las líneas del pedido. Por ejemplo, añadiendo o eliminando líneas, verificando y corrigiendo la lectura, entre otras.
Esta aplicación le brindó la facilidad al usuario de generar una cabecera, con datos como:
- Código y referencia del cliente.
- Fecha y hora del correo,
- Divisas, euros u otras.
- Tipo de pedido.
- Otros datos necesarios.
Bonus: valor añadido de la herramienta
Una de las características importantes de esta herramienta digital para empresas es que el Lector de Pedidos está diseñado para leer pedidos en diferentes formatos, incluyendo imágenes y PDF. Además, la herramienta OCR integrada brindar la posibilidad de introducir los pedidos a partir de archivos adjuntos.
Resultados obtenidos gracias a digitalización de los procesos
Tras la puesta en marcha de este sistema, se obtuvieron los siguientes resultados:
- Recepción y procesamiento más eficiente de los pedidos.
- Se pudo realizar una lectura efectiva de los pedidos en diferentes formatos como PDF, Excel, TXT, Word y HTML. Así mismo, algunos formatos de imágenes utilizando una herramienta OCR.
- Una organización adecuada de los correos por hora y fecha. Se realizó una mejor asignación, validación y revisión de los pedidos por parte de los usuarios.
- Una gestión eficiente de los correos.
- También, se pudieron editar las líneas de los pedidos y generar una cabecera con los datos necesarios.
- Introducir pedidos desde archivos sin emplear el correo.
- Registrar hora, fecha y todas las acciones que los usuarios realizaban con los pedidos.
Conclusión
Como resultado de la implementación del Lector de Pedidos, el cliente pudo optimizar el proceso de recepción y procesar adecuadamente su flujo de pedidos. Al ganar flexibilidad en la recepción de estos y al automatizar el proceso de entrada de los datos en el sistema ERP, en poco tiempo se consiguió una mejora de los plazos de entrega y un mayor índice de satisfacción de los clientes.
Esto comprueba como nuestra empresa brinda un servicio de programación de software que mejora la gestión comercial. Evidenciando que una herramienta digital ayuda a incrementar la productividad.
El equipo de Aquiles Solutions apuesta por un servicio de programación de software que mejora la gestión comercial, evidenciando que una herramienta digital ayuda a incrementar la productividad y el crecimiento real del negocio.
